IT

Bye-bye routinetaken, hallo Robotic Process Automation

Robots are coming? Toch alvast om je routinetaken op het werk over te nemen. Lees hoe AUSY een geautomatiseerd facturatieproces ontwikkelde en hoe de collega’s van Randstad bij de toepassing van RPA waken over het menselijke aspect.

Wat moet je verstaan onder Robotic Process Automation (RPA)? 

Eenvoudig gezegd is RPA een softwareapplicatie die tijdrovend routinematig werk automatiseert. De software is gebaseerd op regels en voert vooraf geprogrammeerde taken uit.

RPA mag je niet verwarren met Artificial Intelligence. AI kan zelf leren en kan zichzelf dus verbeteren, terwijl RPA louter doet waarvoor het geprogrammeerd is, opnieuw en opnieuw.

1 van onze RPA-projecten: geautomatiseerde self billing

AUSY verdiende haar strepen op vlak van Robotic Process Automation. Zo automatiseerden we het facturatieproces voor klanten waarvoor we van a tot z de contract handling voor onze rekening nemen.

Wat deden we precies? Solutions Architect Wim licht het toe: “Het proces vergelijkt eerst de timesheets met de work orders in een webportaal van de klant. Is de validatie succesvol, dan worden de gewerkte uren ingevoerd in de applicatie. De robot creëert vervolgens zelf de facturen.”

RPA-script doorloopt dezelfde stappen als een persoon...

Wim gaat verder: “Een RPA-script voert in principe dezelfde stappen uit die een gebruiker ook uitvoert. Het opent bijvoorbeeld een Excel-bestand, surft naar een bepaalde pagina in een webbrowser en klikt op knoppen zoals een mens dat zou doen.”

“We maakten de eerste primitieve versie van het script door de handelingen manueel uit te voeren en ze op te nemen. De meeste RPA- software heeft die opnamemogelijkheid en slaagt acties die een persoon uitvoert op in een script als code.”

...maar merkt verschillen moeilijker op

Wim: “Mensen zijn echter heel goed in het opmerken van verschillen en passen zich daaraan aan. De webomgeving waarin we de self billing acties uitvoeren is een dynamische omgeving die af en toe alternatieve schermen toont doorheen het proces.”

“De uitdaging was dan vooral om het RPA-script zo op te bouwen dat het die verschillen ook kon opmerken en zich kon aanpassen. Dat is niet altijd eenvoudig: soms moet je zelfs een beeld van het scherm met een vooraf opgeslagen beeld van hetzelfde scherm vergelijken op pixel niveau”, verduidelijkt Wim.

Wat als het misgaat?

Wim: “In extreme gevallen slaagt het script er niet in om een specifieke factuur op te bouwen, meestal doordat de validatie faalde omdat de timesheet een fout bevat. Het is dan nodig dat een persoon dat specifieke geval achteraf bekijkt en rechtzet.”

“Om dat te vergemakkelijken houdt het script in een Excel-bestand bij welke lijnen het kon uitvoeren en welke niet door er een extra kolom aan toe te voegen met commentaar in. Op het einde van het script worden mensen van de Finance afdeling per e-mail op de hoogte gebracht indien een factuur niet gecreëerd kon worden.”

Hoe koppelt Randstad het menselijke aspect aan RPA?

Randstad Group zet duidelijk in op Robotic Process Automation, maar ontwikkelde daarvoor een volledig eigen aanpak in overeenstemming met haar waarden. Randstad Group draagt vertrouwen hoog in het vaandel en waakt erover dat het menselijke aspect bij de toepassing van RPA niet uit het oog verloren wordt.

Het klopt dat een robot niet ziek wordt, ervoor zorgt dat al het werk sowieso op tijd klaar is, geen fouten maakt en 24 op 7 kan werken. Maar dat is heus niet alles waar het om draait!

Waardetoevoegende taken krijgen de volle aandacht

Kenneth is Finance Manager bij Randstad Group en licht de werkwijze graag voor je toe. Helemaal volgens de principes van de lean filosofie, een manier van werken die streeft naar maximale waardecreatie, brachten ze van 2014 tot 2017 alle bedrijfsprocessen in kaart.

Kenneth: “Door de processen in eerste instantie op die manier in kaart te brengen en te optimaliseren, kregen we automatisch een zicht op welke (sub)processen in aanmerking komen om geautomatiseerd te kunnen worden. Robotic Process Automation is een logische volgende stap.”

“Dankzij de robot kan het repetitieve stuk van het werk dat gebaseerd is op gestructureerde data geautomatiseerd worden. Op die manier hebben onze medewerkers tijd om zich te richten op het waardetoevoegende aspect van hun job.”

Kenneth gaat verder: “Waar we vanuit de lean filosofie gestart zijn vanuit de eigen departementen, ligt dat bij RPA anders. We vragen collega’s om ook buiten hun eigen departement te kijken. Zo bekijk je het grotere plaatje en kan je bijgevolg misschien wel een grotere flow automatiseren. Het spreekt voor zich dat we op die manier niet alleen samenwerking, maar ook kennisdeling stimuleren!”

Géén typisch center of excellence

Hoe rolde Randstad Group RPA uit? Niet door eerst een center of excellence te creëren, wel door opnieuw vast te houden aan het menselijke aspect: “Teams kiezen zelf of ze hun werk willen automatiseren”, vertelt Kenneth.

“Aan de collega’s die interesse tonen, verduidelijken we de automatiseringsprocessen via roadshows. Specifiek lichten we onze aanpak toe en vertellen we wat RPA voor hen kan betekenen. Departementen mogen vervolgens zelf beslissen wie opgeleid wordt en leert werken met de processen. De manier waarop we RPA inzetten, geeft collega’s dus ook de kans om nieuwe competenties te ontwikkelen. Al die collega’s samen, zij vormen ons center of excellence!”

Lees verder

Peter Benaets
Procesoptimalisatie: een win-win voor iedereen
#IT #Solutions #Process Optimisation
Analyst Developer Gert: “Mijn job is een uit de hand gelopen hobby”
#IT #Career
Kom op tegen Kanker: een uniform Drupal-platform
#IT #Clients