Wist je dat veel bedrijven een beroep doen op een externe partner voor het opzetten en beheren van hun digital workplace? Ze zijn overtuigd van de voordelen en weten waarop ze moeten letten bij de implementatie, maar kiezen er toch voor om zich - volledig of gedeeltelijk - te laten ontzorgen. Er komt immers heel wat kijken bij zo’n proces en niet elk bedrijf heeft de juiste expertise zomaar in huis. 

Benieuwd hoe wij zo’n traject aanpakken?

stap 1: wat wil je bereiken?

Als je de stap zet naar een nieuwe of geüpdatete digital workplace, dan is het belangrijk om voor ogen te houden wat je daarmee precies wil bereiken. Denk je nu aan doelen als het verhogen van de efficiëntie en meer winst maken? Vaak kan je het ook preciezer benaderen: welke concrete problemen of uitdagingen binnen je bedrijf wil je aanpakken?

Door het op die manier te bekijken, ben je zeker dat je oplossing een meerwaarde biedt op lange termijn. 

de ausy touch.

Wij denken van bij het begin mee met je na, zoals het een echte partner betaamt. Onze strategische experten verdiepen zich in je bedrijfsnoden en -strategie. Ze stellen voor jou een business case op en gaan na jouw feedback verder aan de slag.

stap 2: waar sta je vandaag?

Om je digital workplace op de juiste manier te implementeren, is het belangrijk om je huidige situatie in kaart te brengen: met welke tools en via welke processen werken je collega’s vandaag - en hoe verloopt dat?

Het gebeurt al eens dat je in deze fase erachter komt dat bepaalde teams of medewerkers zelf tools of systemen hebben geïmplementeerd. Dat gebeurt meestal omdat ze vinden dat de huidige systemen tekort schieten. Uit zulke bevindingen kan je heel wat nuttige feedback afleiden. 

de ausy touch.

Bij geen enkel bedrijf levert deze oefening hetzelfde resultaat op, dus er is ook nooit een kant-en-klare oplossing die voor iedereen werkt. Daarom zetten we in op maatwerk.

Onze strategen bezorgen je in de eerste plaats een gedetailleerd overzicht van je tools. Zijn er gelijkaardige systemen die apart door verschillende afdelingen gebruikt worden? Is alles voldoende veilig? 

Onze experten gaan in gesprek met je medewerkers en peilen naar wat voor hen werkt, en wat niet. We geven je inzicht in hoe volwassen je digital workplace vandaag al is, en identificeren alvast een aantal verbeterpunten. Na deze fase beschikken we stilaan over alle nodige puzzelstukken om je digital workplace strategie verder uit te werken.

A woman on the foreground working on her smartphone, 2 people in the background working on laptops.
A woman on the foreground working on her smartphone, 2 people in the background working on laptops.

stap 3: betrek alle stakeholders.

Het zijn je werknemers die in je digital workplace hun weg moeten vinden en efficiënt moeten kunnen werken. Het is dus ook maar logisch dat we ze bij het traject betrekken, toch? 

Naast het management betrekken we typisch digital savvy collega’s uit het werkveld, maar ook bijvoorbeeld HR- en IT-experten. Door zulke interne collega’s aan te sluiten bij het traject, zijn we niet alleen zeker van de geschiktheid van de eindoplossing. Ze fungeren ook als vertrouwde gezichten, bij wie andere collega’s makkelijk terecht kunnen bij vragen of onzekerheden.

de ausy touch.

We zijn van mening dat het opzetten van een goede digital workplace een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. We stimuleren de stakeholders om zich te verenigen als 1 groep. Het is dus niet de bedoeling dat een bepaalde afdeling alleen de dienst uitmaakt, en dat de rest zomaar volgt. Het bedrijf efficiënt laten (samen)werken is een gedeelde verantwoordelijkheid en daarom verbinden we alle partijen. 

stap 4: een tooling landschap op maat.

De juiste tools en technologieën zorgen ervoor dat de doelstellingen die je definieerde in de eerste stap ook effectief gehaald worden. Wat al die tools gemeenschappelijk moeten hebben? Gebruiksvriendelijkheid!

Een belangrijk aspect dat daarbij niet over het hoofd gezien mag worden, is de interoperabiliteit van al je tools en technologieën. Als al je systemen met elkaar kunnen samenwerken, dan krijg je vanzelf ook een vlotte samenwerking over het bedrijf heen.

de ausy touch.

We willen het warme water niet opnieuw uitvinden. Kunnen we verder bouwen op je huidige setup? Dan doen we dat. We gaan eerst aan de slag met het low hanging fruit. Als je team bijvoorbeeld vanop afstand met elkaar communiceert in ontelbare WhatsApp-groepjes, dan heb je in eerste instantie natuurlijk meer aan het implementeren van een eenvoudige communicatietool dan aan het opzetten van een heus intranet.

stap 5: besteed aandacht aan change management.

Je tools kunnen dan wel gebruiksvriendelijk zijn, maar als je je werknemers niet op tijd betrekt, traint of informeert, zullen ze maar moeizaam aan de slag gaan met alle nieuwigheden. Opleiding en communicatie zijn sleutelwoorden als het aankomt op het implementeren van een nieuwe manier van werken. 

Bij een goede change management strategie begin je vroeg in het proces te communiceren. Je betrekt zeker ook de digital savvy early adopters: zij kunnen collega’s helpen de veranderingen te omarmen, zowel voor, tijdens, als na de implementatie van je digital workplace.

de ausy touch.

Je wil zowel op korte als op lange termijn de vruchten plukken van je digital workplace. Doordat we in eerdere stappen al pijnpunten en frustraties hebben ontdekt - en daar ook hebben op ingespreeld bij de ontwikkeling van je landschap - weten we welke implementatie- en nazorgstrategie ervoor zal zorgen dat je medewerkers effectief aan de slag gaan met de nieuwe systemen. Onze teams voorzien de nodige training en ondersteuning voor je collega’s. 

stap 6: veiligheid voorop.

Je snapt vast dat het virtueel opslaan en delen van informatie ook bepaalde risico’s met zich meebrengt. Ook het feit dat je medewerkers verschillende soorten apparaten gebruiken om hun werk uit te voeren, brengt gevaar met zich mee. Elk individu is immers een mogelijk doelwit.

De beveiliging van al je systemen, en alle data die daarin opgeslagen is, heeft dus een hoge prioriteit. Voldoet je bedrijf aan alle voorschriften en industriestandaarden? Zijn al je procedures up-to-date? Heb je een disaster recovery strategie? Zit het wel snor met alle toegangsrechten? Veel om over na te denken!

de ausy touch.

We zitten ondertussen wel al aan stap 6, maar de beveiliging van je digital workplace heeft al van bij het begin prioriteit voor onze security specialisten. Door uit te gaan van ‘security by design’ is veiligheid namelijk geen laag die pas aan het einde wordt toegevoegd.

Een ander belangrijk aspect waar we graag aandacht aan besteden, is je medewerkers bewust maken van de online gevaren. Dat kan gaan van het kiezen van een veilig wachtwoord tot het herkennen van phishing mails. Daarnaast maken we hen ook graag duidelijk hoe en waar ze verdachte berichten kunnen melden.

A man sitting on the couch working on his laptop.
A man sitting on the couch working on his laptop.

stap 7: end-user management.

Je werknemers werken met heel veel verschillende tools, via heel veel verschillende apparaten. End-user management verzekert je van reactieve ondersteuning, waardoor de efficiëntie hoog blijft en elke gebruiker een optimale ervaring geniet.

Daarnaast heeft end-user management ook een belangrijk proactief kantje: denk aan het beheer van apparaten en applicaties, het plannen en uitvoeren van updates, het beperken van veiligheidsrisico’s …

de ausy touch.

Ook deze stap is geen one-size-fits-all verhaal: we houden je concrete noden in ons achterhoofd als we voor jou de ideale oplossing uitwerken.

Heb je bijvoorbeeld een eigen interne servicedesk nodig, waarbij ons expertenteam bij jou op locatie aan de slag gaat?  Of maak je gebruik van onze centrale servicedesk om je digital workplace te beheren, zowel remote als ter plaatse?  Is je omgeving zo kritiek dat er 24/7 goed getrainde medewerkers ter beschikking moeten zijn - al dan niet via ons back-upteam voor noodgevallen? 

Eender welke aanpak voor jou geschikt is: customer experience staat centraal in onze aanpak. Niet alleen de technische skills van onze experten zijn belangrijk, maar ook hun human skills. Via doorgedreven opleidingen staan we stil bij thema’s als emotie, empathie en behulpzaamheid. 

stap 8: opvolging en verbetering.

De digitale wereld is er eentje vol verandering. En ook je bedrijf evolueert. Daarom is het niet meer dan logisch dat ook je digitale werkplek op termijn bijgesteld moet worden. Om medewerkers betrokken te houden, is het nodig om snel in te spelen op verandering. 

de ausy touch.

De digital workplace is een levend product. Doordat onze service teams, remote of ter plaatse, de vinger aan de pols houden en nauw in contact staan met de gebruikers, spotten zij als eerste mogelijkheden tot verbetering. Die snelheid, gekoppeld aan gerichte actie, gebruiken we om jou ook op lange termijn een aanzienlijk concurrentievoordeel op te leveren.

de eerste stap naar een betere customer experience?

tevreden werknemers!