hoe kan je AI gebruiken in CLM?

wij vertellen het je graag!

Zoals we in een vorig artikel aanhaalden, zien veel bedrijven het als een uitdaging om al hun contracten op een correcte manier bij te houden en tijdig te updaten. COVID-19 heeft het belang van een sterk contract lifecycle management process nog eens extra in de verf gezet, omdat veel bedrijven van de ene dag op de andere op zoek moesten naar een manier om hun contracten digitaal te ondertekenen en te updaten.

Als je wilt weten hoe je als bedrijf best begint aan het opstellen van een contract lifecycle management process, download dan snel onze checklist!

Denk zelf eens na welke aspecten van je contract lifecycle management vandaag beter kunnen, en welke voordelen je bedrijf daar uit zou halen. Waarschijnlijk denk je nu aan voorbeelden zoals het digitaal ondertekenen én bijhouden van contracten, het automatisch verlengen of archiveren van belangrijke documenten ... Maar misschien denk je ook wel aan duurzaamheid: je contracten online beheren betekent namelijk minder papierverspilling. 

Welk voordeel ook het belangrijkst is voor jouw bedrijf, wij geloven dat iedere onderneming de vruchten kan plukken van een goed onderbouwd contract lifecycle management, en we vertellen je dan ook graag welke voordelen CLM je kan opleveren. 

een analyse voor randstad.

Ook voor ons moederbedrijf Randstad voerden we de oefening uit om te zien welke voordelen een sterk contract lifecycle management process hen zou kunnen opleveren. Al snel merkten we dat contract lifecycle management heel wat interne voordelen oplevert, maar ook voordelen voor klanten, leveranciers, interim medewerkers ... 

Hou zeker onze blogpagina in de gaten om binnenkort meer te lezen over dit project!

A man sitting at his desk with his cellphone in his hands.

welke voordelen zien wij zoal in de praktijk?

directe voordelen.

Met directe voordelen bedoelen we voordelen voor de partijen die primair betrokken zijn bij het contractproces en die de volledige lifecycle met elkaar doorlopen.

de klant.

Vandaag verlopen de meeste contractonderhandelingen en volgende stappen nog exclusief via papier en deelbare documenten (Word, Google Docs ...), zonder verregaande integratie. Het opzetten van een contract lifecycle management process zorgt niet alleen voor een vlotter beheer van de contracten, maar ook voor:

  • Een snellere time-to-market of doorlooptijd van de volledige cyclus.
  • Eenvoud in het proces. De focus ligt vandaag vooral op het elektronisch ondertekenen van contracten, maar binnen de contract levenscyclus zijn zeker nog andere opportuniteiten. Denk bijvoorbeeld aan de negotiatie of het vernieuwingsproces.
  • Duurzaamheid: veel klanten definiëren duurzaamheid in hun strategische doelen, en proberen dan ook te evolueren naar een paperless werkwijze. Een sterk contract lifecycle management process gaat papierverspilling tegen.

de sales afdeling.

Ook in de sales afdelingen is een goed contract lifecycle management cruciaal. De belangrijkste voordelen van CLM in deze afdelingen zijn:

  • Versnelling van het verkoopproces. Hoe sneller dat proces, hoe kleiner de kans dat de klant nog van gedachten verandert. Dat noemt men sales momentum valorisatie. 
  • Beperking van de administratieve werkzaamheden. 
  • Verhoogde efficiëntie: dat is het uiteindelijke doel van de commerciële afdelingen. Een verhoogde efficiëntie vertaalt zich in snelheid, kwaliteit, operationele klantenbinding ...

de partijen die direct betrokken zijn bij de contract lifecycle.

Denk hierbij aan: het legal department, finance, cost control … Deze partijen worden vaak beschouwd als een last binnen de contractonderhandelingen, maar eigenlijk zijn ze broodnodig. Een sterk contract lifecycle management process zorgt hier dan ook voor:

  • Gestandaardiseerde processen en manieren van werken, waardoor de workload beperkt wordt. Niet elk contract hoeft uniek te zijn, standaardisatie is een echte lifesaver.
  • Vermijden van repetitief werk.
  • Correct (lees: legaal) behoud van de contractinformatie. In veel bedrijven gaan contracten verloren, vervallen ze zonder dat het opgemerkt wordt … Dat brengt het bedrijf in een zwakke positie.
  • Naleving van de interne regels. Het kan hier gaan over kwaliteit, werkomstandigheden, certificatie … Vaak sluiten bedrijven contracten af die niet voldoen aan de interne werkings- en beveiligingsregels. Als het dan fout gaat, is de impact in vele gevallen niet te overzien. 
  • Financiële parameters die worden opgenomen in de contracten. Denk aan de juiste vermelding van de prijs versus de eenheid, betalingstermijnen … Als je werkt met standaard contracten, neemt de efficiëntie toe. 

indirecte voordelen.

Naast bovenstaande directe voordelen, brengt een sterk CLM ook een aantal indirecte voordelen met zich mee. De volgende voordelen brachten we met behulp van onze praktijkervaring in kaart:

bedrijfsmanagement.

  • CLM zorgt voor een doorgedreven controle op het verkoop- en contracteringsproces zonder inbreuk te maken op de dagdagelijkse werking. Hoe meer standaardisatie, hoe meer controle. 
  • Het helpen realiseren van de strategische duurzaamheidsobjectieven binnen het bedrijf, maar ook binnen het ruimere ecosysteem met klanten, leveranciers en derden. 
  • Dankzij CLM krijg je inzicht in de contract insights of de metadata. Dat vergemakkelijkt de verdere opvolging en verbetering van je processen. Denk bijvoorbeeld aan de facturatie, waarbij de contractuele afspraken vaak niet overeenkomen met de reële data. Dat kan dan gaan over betalingsvoorwaarden (met meestal een beperkte impact), maar ook over foute prijzen en kortingen die men werkelijk gebruikt. 

klantenservice.

  • Binnen de klantenservice merken we vooral een maximalisatie van de klantrelatie en de customer journey op: dankzij een sterk CLM hoef je minder tijd te steken in administratie, waardoor je meer aandacht kan besteden aan wat er écht toe doet bij de klant. 
  • Een sterk CLM creëert een cultuur van vertrouwen en cocreatie om de gezamenlijke business doelen te verbeteren. 
  • Klantretentie: de klant geniet van de eenvoud en de efficiëntie die hij bij de concurrentie mogelijk niet krijgt. 
  • Doorgedreven standaardisatie maakt eenduidige rapportage en dashboarding mogelijk. 

legale aspecten.

  • Dankzij CLM beschikken bedrijven over een volledig legaal en traceerbaar digitaal archief dat voldoet aan de laatste legale en economische eisen. Vooral bij dispuutafhandeling is dat een enorm voordeel. 
  • Door standaardisatie van bepaalde annex documenten (NDA, verkoopsvoorwaarden …) kan men de impact van contractonderhandelingen op het legal department vermijden en heel wat tijd winnen. 

risk en compliance.

  • Contracten zijn inherent aan risico-inschatting en opvolging. Door de opzet van een geïntegreerd contract lifecycle process worden de risico en compliance (regelgeving, vergunningen, controles) aspecten een volwaardig deel van de standaarden, maar is het daarenboven mogelijk om vanuit de gebruikte metadata een proactieve opvolging te organiseren. Zonder een gedegen oplossing wordt er heel veel tijd gestoken in het uitzoeken van de data en niet in het aanpakken van de factoren die een reële impact hebben. 

resultaat zien in jouw bedrijf?

Vraag jij je ook af welke voordelen een sterk contract lifecycle management jouw bedrijf kan opleveren? Twijfel dan niet om contact op te nemen met jan.verbieren@ausy.be, hij zit graag een keer met jou rond de tafel!