hoe helpt automatisatie je digital workplace vooruit?

ontdek het in onze download

We hebben het allemaal al opgemerkt: thuiswerken is in. Recruiters voegen remote werk toe als 1 van de voordelen in hun vacatures, sites zoals booking.com pakken uit met advertenties om te werken in de mooiste villa’s of de gezelligste chalets en (online) winkels pakken uit met de hipste bureaus en leukste office spulletjes …

Bedrijven moeten er dus voor zorgen dat hun werknemers ook effectief in staat zijn om efficiënt én veilig remote te werken. Enter de digital workplace. Wat is de digital workplace, voor welke bedrijven is het handig en welke voordelen levert het op? 

We vertellen het je graag!

de digital workplace.

De digital workplace is in essentie een digitale werkomgeving. De plek waarop alle werknemers van een bepaald bedrijf de informatie, processen en tools terugvinden die zij nodig hebben om te kunnen werken. Maar ook de plek waarop ze vlot met hun collega’s kunnen samenwerken. In de digital workplace wordt de data van alle geïmplementeerde software samengebracht. 

De meest gebruikte digital workplaces zijn zonder twijfel de Google Suite en Office 365

Zo’n digital workplace brengt heel wat voordelen met zich mee. Denk aan: een betere work-life balance, een verbeterde samenwerking tussen collega’s en zelfs kostenbesparing. Geen wonder dus dat het de laatste jaren zo veel aan populariteit wint. Maar wordt dit dan echt de toekomst? 

Wij denken van wel!

het belang van de digital workplace.

We merken verschillende trends op die de stijgende populariteit van digital workplaces verklaren. 

Ten eerste maken werknemers steeds vaker gebruik van hun persoonlijke toestellen om hun werk uit te voeren. Dat mag dan wel sneller en efficiënter zijn (vlug dat ene mailtje nog vanop de trein versturen of een telefoontje beantwoorden net voor je een restaurant binnen loopt) - het is een nachtmerrie voor de gegevensbeveiliging. De digital workplace biedt je bedrijf de nodige beveiliging voor dreigingen van buitenaf, en dus de flexibiliteit om eender waar en wanneer te werken. 

Ook time management speelt een grote rol in de populariteit van digital workplaces. Dat zien we het best in de tijd die de werknemers normaal gezien iedere dag spenderen aan de verplaatsingen van en naar kantoor. Kan je die laten vallen, dan win je al snel 1 tot 2 uur per dag. 

Maar werknemers verliezen iedere dag ook heel wat tijd aan het zoeken naar documenten en informatie. De digital workplace verzamelt alle belangrijke info op 1 plek, zodat niemand nog uren spendeert aan het zoeken naar dat ene document of dat specifieke contract. Daarnaast zorgen samenwerkingstools zoals Slack dat alle collega’s vlot met elkaar kunnen communiceren, zelfs als ze niet op kantoor zijn. Bye-bye ellenlange e-mailchains! 

Tot slot biedt een digital workplace ook gepersonaliseerde tools aan de verschillende teams in je bedrijf. Die ene collega uit het finance departement heeft heel wat andere tools nodig dan je collega’s van HR. Dankzij een combinatie van een sterke digital workplace en automatisatie, zorg je ervoor dat al je collega’s zo efficiënt mogelijk kunnen werken!

A man in an online meeting.
A man in an online meeting.

de digital workplace: 7 voordelen.

Heb je geïnvesteerd in de digital workplace die het best bij jouw bedrijf past? Dan zul je daar al snel de vruchten van plukken! Hieronder enkele voordelen die je zeker zal merken.

1. flexibiliteit.

Zoals al eerder aangehaald, biedt een digital workplace je medewerkers een enorme flexibiliteit. Ze kunnen werken waar, wanneer en met welke toestellen ze dat willen, zonder dat jij je zorgen hoeft te maken over de gegevensbeveiliging. En dat allemaal zonder dat de connectie tussen de collega’s verloren gaat!

Bovendien zorgt de digital workplace ervoor dat werkzoekenden heel wat meer jobopportuniteiten krijgen. Wanneer de fysieke locatie van de job geen rol speelt, heb je als werkzoekende beduidend meer keuze. Bedrijven passen zich hier aan aan, en vermelden vaak al in hun vacature dat meerdere dagen remote werk per week toegestaan is. 

2. hogere tevredenheid bij je medewerkers.

De flexibiliteit in zowel werktijd als werkplek zorgt voor een betere work-life balance bij je werknemers. Ze winnen per dag 1 à 2 uur tijd voor zichzelf. Dankzij die herwonnen balans, werken je werknemers zelfs productiever. Een win-win dus!

3. kostenbesparing.

De digital workplace helpt je ook te besparen op allerlei kosten: je medewerkers werken waar ze willen, dus jij hebt niet meer zo’n gigantisch groot kantoor nodig. Je zal bovendien merken dat ook je verbruik enorm daalt.

Kies je dan ook nog eens voor een SaaS-platform (Software as a Service), dan heb je geen groot IT-team meer nodig om on-premise servers te beheren of aangepaste software te onderhouden.

4. alle tools op 1 centrale plek.

De digital workplace verzamelt al je tools, documenten en applicaties op 1 centrale plek. Gedaan dus met het zoeken naar documenten! 

Bovendien bieden de meeste digital workplaces je ook de mogelijkheid om met meerdere personen samen in 1 document te werken. Titels als DocumentLaatsteVersieFinaalAf27.doc zijn dus verleden tijd.

Dankzij de overzichtelijkheid van je digital workplace wordt het uitvoeren van taken en projecten heel wat makkelijker, en verloopt het werk efficiënter.

5. betere samenwerking tussen collega’s.

We horen het je al denken: als we allemaal op een andere locatie werken, hoe kunnen we de connectie met de collega’s dan behouden? Wat met de gezellige lunches en koffiepauzes op kantoor?

Geloof het of niet, het locatie-onafhankelijk werken heeft juist een positieve invloed op de samenwerking tussen collega’s. De digital workplace biedt je werknemers de mogelijkheid om met hun collega’s te communiceren wanneer hen dat past. Heb je even geen tijd om dat Slackbericht te beantwoorden? Geen probleem, je kan het even op ongelezen laten staan. Wil je die meeting bijwonen, maar zit je op dat moment in de wagen? Bel (hands-free) in! 

En heb je toch zin in een gezellige koffiepauze met die ene collega? Dan kan je een kwartiertje inplannen wanneer het jullie allebei goed uitkomt!

6. professionele groei.

Het belang van een digital workplace ligt ook in de ondersteuning van de professionele ontwikkeling van je werknemers. De voordelen en mogelijkheden van een digital workplace zetten hen ertoe aan nieuwe (digitale) vaardigheden te verwerven. 

7. hogere inkomsten.

Dat investeren in een digital workplace op lange termijn ook zorgt voor meer inkomsten, is te bewijzen met een logisch optelsommetje: meer productiviteit + meer tevredenheid + professionele groei + besparing op vaste kosten = hogere inkomsten. ;-)

de digital workplace is here to stay.

Dat de digital workplace de laatste jaren aan populariteit wint, is wel duidelijk. Wij zijn ervan overtuigd dat bedrijven steeds meer zullen investeren in een digitale werkplek waar al hun werknemers op terecht kunnen, en die hen de kans biedt om te werken waar en wanneer ze maar willen.

Benieuwd hoe wij onze klanten helpen om hun digital workplace op te zetten? Neem dan contact op met David Criel