Er is geen twijfel mogelijk: agile benaderingen hebben vandaag hun weg gevonden naar de overgrote meerderheid van de bedrijven.

Van de ’hippe start-up’ tot de multinational, van de auto-industrie tot zogenaamd stoffige banken en overheidsinstellingen - bijna geen enkel bedrijf ontkomt eraan zich bezig te houden met nieuwe benaderingen als Scrum of Kanban. Wist je dat het State of Agile rapport zelfs al aangeeft dat 97% van de bedrijven de agile methodologie implementeert? 

In de afgelopen jaren was er van agile vooral sprake op de IT-afdelingen. Zij hebben de agility zaadjes in de bedrijven geplant: andere werknemers of afdelingen raakten geïnspireerd met hun agile processen en manieren van werken, en namen die aanpak maar al te graag over. 

De eerste ervaringen werden meestal opgedaan met kleine teams, die zo hun eigen ‘best practises’ ontwikkelden. Geleidelijk aan vervaagden de bedenkingen, zowel van de teamleden als van het management. De voornaamste redenen daarvoor:

  • betere werkprestaties
  • producten die sneller marktrijp werden, vaak met een hogere kwaliteit
  • de duidelijke tevredenheid
  • het innoverend vermogen van de teams

Agility moet blijven groeien.

Maar ondanks alle euforie, de wijde verspreiding van de methodologie en de vele succesverhalen, staan de meeste bedrijven nog maar aan het begin van de omschakeling naar een agile bedrijf. 

Komt dat doordat vaak slechts maar een deel van de teams is overgeschakeld op de agile methodologie? Zeker, maar dat is niet de enige reden. Het komt vooral doordat de agile mentaliteit nog niet volledig is doorgedrongen, en het globale inzicht in nieuwe uitdagingen nog te beperkt is. Wanneer nieuwe processen worden ingevoerd, staan die vaak nog niet volledig op punt en zijn ze niet aangepast aan de omgeving.

Duurzaamheid als succesfactor.

Bedrijven die een agile manier van werken willen introduceren, durven al eens de nadruk leggen op het invoeren van nieuwe processen, en het invullen van de rollen die daarbij komen kijken. Een project manager of team lead wordt een scrum master, en een business analist wordt een product owner. Het werk gaat verder, en de agile transformatie wordt beschouwd als succesvol. 

In zulke gevallen is het begrijpelijk dat bijvoorbeeld Scrum al eens wordt afgedaan als oude wijn in nieuwe zakken. De manier van werken en de tools blijven onveranderd door gebrek aan ervaring, opleiding en uitwisseling van best practices. Een hogere tevredenheid bij klanten en medewerkers, een kortere time-to-market … Al die positieve effecten blijven in dat geval natuurlijk uit. 

Het spreekt dus voor zich dat je als bedrijf moet proberen om een agile transformatie duurzaam te maken. Wie de transformatie uitrolt, moet kunnen terugvallen op een goede basis die toelaat om de agile aanpak echt in de praktijk te brengen, en dus ook duurzaam te vestigen. 

Een aandachtspunt daarbij? De processen voortdurend aanpassen aan de veranderingen en behoeften binnen je bedrijf. De tips hieronder helpen daarbij.

1. organiseer workshops en opleidingen voor beginners en gevorderden.

Een eerste stap in de goede richting: een brede opleiding voorzien voor je werknemers, in de agile-methoden of -kaders waarvoor je kiest. Wil je dat iedereen zijn rol correct kan vervullen, dan is het belangrijk dat iedereen weet hoe het totale plaatje eruit zal zien. 

De juiste werkwijze en tools zijn voor de verschillende rollen dus onmisbaar. Typisch terug te vinden in de grote agile toolbox: story maps voor product owners, of pair programming.

2. richt communities op en wissel zo ervaringen uit.

De opleiding waarover we hierboven spreken, legt louter de basis. De ervaring die daarna wordt opgedaan, is uiterst waardevol. Leren uit je eigen bloed, zweet en tranen is duurzaam, maar niet zo efficiënt. 

Daarom is het een goed idee om communities op te richten. Daarin kunnen mensen met vergelijkbare rollen en interesses ervaringen uitwisselen. Op die manier profiteert iedereen van de ervaring van anderen, en hoeven ze niet zelf alles (op een foute manier) uit te zoeken.

3. zorg voor voortdurende verbetering en aanpassing aan je behoeften.

Continuous improvement kan in Scrum ook in een andere vorm dan een retrospective een belangrijke rol spelen. Ook op andere niveaus en op andere vlakken van je bedrijf stel je best regelmatig je eigen handelingen, manier van werken en teamresultaten in vraag. Zo bedenk je vast (experimentele) acties die leiden tot een nog beter resultaat. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerking tussen verschillende managementteams, of tussen het team dat zich bekommert om change management, en het team dat de agile transformatie begeleidt.

4. de juiste mindset is cruciaal.

Binnen je bedrijf kan de agile methodologie enkel slagen als de juiste agile mindset aanwezig is in het hele bedrijf. Die mindset omvat gedeelde principes en waardes, zoals opnheid en transparantie, tolerantie tegenover fouten en de focus op de klant. In dit verband wordt het Agile Manifesto vaak aangehaald. 

Bekijk je de agile transformatie louter op procesniveau? Dan zal dat niet het gewenste effect opleveren. Het is nodig om de bedrijfscultuur en de fundamentele houding van de werknemers ten opzichte van elkaar, het bedrijf en het team erbij te betrekken. 

Deze fase van de agile transformatie verloopt vaak moeilijker dan de hierboven omschreven aanpassing van de rollen en de processen. Er wordt hier heel wat gevraagd van zowel de organisatie op zich, als van elke individuele werknemer. Je kan namelijk geen verandering in mentaliteit en bedrijfscultuur bekomen door louter bepaalde cursussen of instructies aan te reiken. 

Je werknemers moeten zélf beseffen dat verandering nodig is, en dat de huidige manier van werken niet bevorderlijk is voor zowel het bedrijf, als voor hun eigen tevredenheid en ontwikkeling. Is dat besef er? Dan ga je je werknemers begeleiden, en samen de randvoorwaarden scheppen voor een positievere bedrijfscultuur. Normaal is het aan de agile coaches en het change management team om dit proces voor te bereiden.

5. implementeer de technische basis.

Niet alleen het menselijke aspect is belangrijk in je agile transformatie. Ook de architecturen en technologieën die je gebruikt, maken er deel van uit.
 
Monolithische systemen of zelfs verouderde Cobol-toepassingen zijn allesbehalve bevorderlijk voor een agile transformatie. Zij kenmerken zich door een grote complexiteit, technische afhankelijkheden die niet te beheersen zijn, en lange ontwikkelings- en deployment cycli. Je developers hebben dan heel wat gespecialiseerde kennis nodig, en iedereen is van elkaar afhankelijk: ontwikkelaars onderling, teams of zelfs hele afdelingen. Deployments en releases vragen extra inspanningen. Daardoor is het moeilijk, misschien wel onmogelijk, om tijdig feedback te krijgen van stakeholders of gebruikers.

Het doel moet dus zijn om systemen op vlak van technologie en architectuur zo op elkaar af te stemmen dat ze de agile manier van werken niet hinderen, maar juist ondersteunen. Monolithische systemen schaf je af, en vorm je om tot kleine, flexibele componenten (bv. microservices). De deployments kan je dan vaak makkelijker automatiseren, waardoor ze bijdragen aan een snellere release cyclus.
 
Verlies ook Conway’s Law niet uit het oog tijdens je transformatie: stem de structuur van je systemen af op de communicatiestructuren van de organisatie. Doe je dat niet, dan wordt de coördinatie tussen de verschillende afdelingen alleen maar moeilijker. Dat leidt vervolgens weer tot een grotere complexiteit en dus een grotere foutgevoeligheid.

Designs en architecturen hou je eenvoudig, en beslissingen neem je zo laat mogelijk. Agile-ontwikkelingspraktijken zoals prototyping of feature toggles moeten ook gemakkelijk te implementeren zijn.

6. bepaal nieuwe managementstijlen en bedrijfsstructuren.

Bedrijven worden vandaag geconfronteerd met een generatiewisseling. De nieuwe generatie werknemers eist meer persoonlijke verantwoordelijkheid, medezeggenschap en vrijheid, en wil tegelijkertijd een goed evenwicht tussen werk en privé. Bovendien is de bedrijfswereld meer dan ooit geëvolueerd tot een VUCA-wereld (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity).

Al deze verschillende uitdagingen zorgen ervoor dat je bij een agile transformatie verder moet kijken dan enkel het teamniveau. Hopen dat het volstaat om louter Scrum of Kanban in te voeren, is te kort door de bocht. Je moet je ook afvragen wat mogelijk is op bedrijfsniveau, en hoe de flexibiliteit kan toenemen. Dat omvat bijvoorbeeld: 

  • efficiëntere communicatie- en organisatiestructuren
  • experten beslissingsbevoegdheid geven, en medewerkers zichzelf laten organiseren 
  • een manier van leidinggeven die veranderingen ondersteunt in plaats van ze af te remmen
  • een open en dynamische bedrijfscultuur die innovatie aanmoedigt en werknemers motiveert

Agile coaches en organisatieontwikkelaars kunnen daarbij helpen. Zij kunnen methodes en tools aanreiken die werknemers en managers kunnen gebruiken om hun organisatie verder uit te bouwen.

Agile

Maar hoe wordt verdere verandering dan een succes?

Uit onze jarenlange ervaring blijkt dat veel bedrijven zich nog niet bewust zijn van de reikwijdte van een agile organisatie. Vaak helpt het om expertise van buiten het bedrijf in te zetten, bijvoorbeeld via Meetups of consultants. Want al te vaak zien bedrijven noch de noodzaak in van de veranderingen, noch zien ze de mogelijke aanknopingspunten.

Daarnaast is het zinvol om de agile transformatie te beschouwen als een langetermijnproces. Je behandelt het best niet als een klassiek project met een looptijd van enkele maanden. Een agile transformatie vereist een doordacht change management. 

Dat wil zeggen dat je een change management team opricht, dat alle aspecten van de transformatie voor zijn rekening neemt. Het principe ‘inspect & adapt’ geldt hier ook. Al je werknemers moeten van bij het begin worden betrokken. Begrijpen zij de noodzaak van de veranderingen niet en gaan ze er niet mee akkoord? Dan zijn al je inspanningen tevergeefs. Het 8-stappenmodel van Kotter kan je zeker gebruiken in het veranderingstraject.

Agility verder laten bloeien.

Net als bij een plant volstaat het niet om een zaadje te planten om dan nadien vruchten te kunnen oogsten. Je moet je zaadje water geven en van de nodige voedingsstoffen voorzien. Doe je dat niet, dan groeit je plant niet meer, of misschien sterft hij zelfs. Zo gaat het ook als je je bedrijf agile wil maken. Het is niet voldoende om Scrum zomaar in te voeren. Wil je het volledige potentieel benutten, dan mag je niet op je lauweren rusten:

  • je voert de agile methodologie op grote schaal in
  • je voorziet in het uitdiepen van kennis en ervaring
  • je past je bedrijf aan naargelang de nieuwe noden die opduiken