Stel: je werkt met ons web development team samen om je nieuwe bedrijfswebsite te laten bouwen. Of je schakelt ons Engineering team in om een mechatronica ontwerp te maken van jouw idee waarna ons embedded software team de motorsturing verzorgt.

De deadline staat er, de scope van het project is duidelijk en de budgetten zijn afgeklopt. Dit wordt een eitje!

Tot je op een dag niet tevreden bent over het (tussentijds) opgeleverde resultaat.

  • “Dat webformulier ging toch niet automatisch op elke pagina verschijnen?”
  • “Ik ben toch niet zo’n fan van het menu. Kunnen we dat aanpassen?”
  • “Deze bepaalde functionaliteit ging het ontwerp toch hebben?”
  • “Kunnen we toch niet een andere productiemethode kiezen voor deze kunststof onderdelen?”
  • “De datacommunicatie met de motorsturing is niet versleuteld?”

Zijn deze vragen te vermijden? Neen. Zulke projecten lopen verschillende maanden, dus af en toe twijfelen over een afspraak is normaal. 

Kosten deze vragen je tijd en geld? Misschien wel. Alles hangt af van de manier waarop je de omschrijving van het project hebt vastgelegd. 

  • Heb je tijdens een projectvergadering 3 maanden geleden tussendoor even mondeling aangehaald dat je niet wil dat het webformulier op elke pagina verschijnt? 
  • Nam je de telefoon om het engineering team even duidelijk te maken dat het ontwerp deze functionaliteit nodig had? 
  • Of liggen die vereisten vast in een Statement Of Work?

In dat laatste geval is er niets aan de hand - oef! In de 2 eerste gevallen zijn de verschillende doelen vooraf waarschijnlijk niet voldoende gedefinieerd en goedgekeurd. En laat dat nu net een belangrijke reden zijn waardoor projecten mislukken. :-(

Wat is een statement of work (SOW)?

Besteed je als bedrijf een project uit aan ons omdat je de ervaring, kennis of mankracht niet in huis hebt? Dan leggen we de gedetailleerde beschrijving van dat project vast in een Statement Of Work (SOW). Dat gebeurt typisch vlak voor de start van een project. 

Zo’n werkverklaring omvat onder andere overeengekomen deliverables en deadlines, maar ook aanvaardingscriteria en prijzen. Een Statement Of Work, kortweg SOW, is dus een gedetailleerd document dat aangeeft wat het project omvat, maar ook wat het niet omvat.

Zowel jij als wij ondertekenen de SOW et voilà: het hart van het projectcontract ligt er. Dé bron van waarheid waar het hele team tijdens de looptijd van het project naar kan teruggrijpen.

2 men in a meeting, looking at papers.

Heb ik écht een statement of work nodig?

Het is verleidelijk om te denken van niet. Een Statement Of Work opstellen neemt best wat tijd in beslag - en iedereen heeft het al drukdrukdruk! Bovendien is het toch logisch dat een project verandert doorheen de tijd? Dus kortom: als je een goede verstandhouding hebt met het bedrijf waarmee je samenwerkt, dan loopt er vast niks mis!

Maar zoals altijd: een grondige voorbereiding is de basis voor succes. En hé, wij staan klaar om je te helpen met het opmaken van de SOW. Want we weten ondertussen wel dat werken met een Statement Of Work zeker zijn vruchten afwerpt.

We werken efficiënt samen.

Als duidelijk is wat er verwacht wordt, gaat het werk vooruit. Iedereen die betrokken is bij het project, zit op 1 lijn.

We versterken onze onderlinge relatie.

Deze manier van samenwerken stelt je sowieso gerust en houdt je op de hoogte van de voortgang van het project. Tegelijkertijd blijft ons projectteam gefocust, waardoor miscommunicatie en conflicten verleden tijd zijn. Jij blij, wij blij. ‘t Leven kan toch schoon zijn!

Ons team werkt met een duidelijk doel voor ogen.

Onze projectleiders vallen terug op een structuur waarop hun projectplannen kunnen worden gebouwd. Zo zorgen zij ervoor dat het hele uitvoerende team perfect weet wat er verwacht wordt en tegen wanneer.

Flexibiliteit is er nog steeds.

De afspraken en doelen van het project zijn niet in steen gebeiteld (daar zou pas tijd in kruipen!). Ook veranderingen horen immers bij elk project. Net omdat alles gestructureerd verloopt, kunnen ook aanpassingen op dezelfde efficiënte manier doorgevoerd worden.

Resultaat is gegarandeerd.

Het is duidelijk wat er is afgesproken, en dat komen we dan ook na. Geen onduidelijkheid, geen discussie. Simpel gezegd: je weet wat je koopt, tegen welke prijs.

Wat als er getwijfeld wordt over de afspraken?

Om af te ronden: laat ons nog eens teruggrijpen naar de vragen en feedback uit de inleiding van dit artikel. Dankzij een Statement Of Work leidt dat niet langer tot stressmomenten en conflicten.

  • “Dat webformulier ging toch niet automatisch op elke pagina verschijnen?”
    • AUSY: “Ik check het even in de SOW!”
    • AUSY: “Je hebt gelijk. We richten de backend van de site zo in dat je het formulier handmatig kan toevoegen aan pagina’s.”
  • “Ik ben toch niet zo’n fan van het menu. Kunnen we dat aanpassen?”
    • AUSY: “Het menu is gebouwd volgens de afspraken in de SOW. We kunnen het aanpassen, maar dan zullen daar extra kosten aan verbonden zijn.”
    • Klant: “Oké, ik kom er nog op terug!”
  • “Deze bepaalde functionaliteit ging het ontwerp toch hebben?”
    • AUSY: “In de URS (User Requirement Specifications) hadden we deze functionaliteit toch uitgesloten? We kunnen deze functionaliteit toevoegen als we volgende aanpassingen doen. Let wel op: dit is meer werk dan we oorspronkelijk overeen zijn gekomen!” 
    • Klant: “Oh, oké, duidelijk! Ik bekijk het in detail en laat je overmorgen iets weten.”
  • “Kunnen we toch niet een andere productiemethode kiezen voor deze kunststof onderdelen?”
    • AUSY: “We hebben het uitgevoerd volgens de opgemaakte TRS (Technical Requirement Specifications). We kunnen het nog altijd aanpassen maar dan is het een scope change.”
    • Klant: “Ik vind het toch belangrijk en wil graag een change request indienen!”
    • AUSY: “Prima! Laat ons morgen afspreken, dan bekijken we ook de kost.”
  • “De datacommunicatie met de motorsturing is niet versleuteld?”
    • AUSY: “Ik haal de SOW er even bij!”
    • AUSY: “Je hebt gelijk, ik vraag aan het team om het in orde te brengen.”

Benieuwd hoe we jouw project in haalbare doelen en duidelijke afspraken gieten?

Neem contact op met Frederik of Mathias, of laat je gegevens achter via het formulier!