In totaal gaat het om zo’n 410 winkels van de labels Spar en Alvo, maar ook Mini Markets en vrije klanten. Om hen allemaal van een zo recent mogelijk gamma aan producten te kunnen voorzien, nam de Retail Partner Colruyt Group de manier waarop hun leveranciers nieuwigheden aanleveren onder de loep. Dat verliep tot voor kort via templateformulieren die ingevuld moesten worden en vervolgens via een resem diensten passeren bij de winkelketen vooraleer ze effectief in de rayons lagen. 

volledige digitalisatie van verouderd proces.

Dit proces was toe aan een vereenvoudiging en digitalisatie. De RPCG koos daarom voor de ondersteuning van ons team om die procedure een make-over te geven. We bouwden voor hen een nieuwe applicatie met bijpassende database zodat leveranciers die een nieuw product op de markt brengen, er alle gegevens over kunnen uploaden op een website. Zo’n 700 leveranciers van de RCPG beschikken over de beperkte rechten om hun nieuwigheden via dit nieuwe kanaal bij de supermarktketen te introduceren.

Daarna passeert het vanaf één centraal punt alle interne haltes bij de RCPG om bijvoorbeeld alle info te controleren, de competitiviteit van de prijs te onderzoeken en de toe te passen marketingtechnieken te bepalen, tot het uiteindelijk de winkelrekken haalt. Op een periode van zo’n negen maanden werd het idee omgezet tot een website based applicatie die vandaag dagelijks en vlekkeloos haar nut bewijst.

“We hebben het proces van de Retail Partner Colruyt Group eerst grondig geanalyseerd”, zegt Julie Deneft, Project Manager van Ausy. “Daarna zijn we beginnen bouwen met PHP Symfony en via wekelijkse meetings blijven finetunen tot alles helemaal op punt stond en we de ideale maatwerkoplossing hadden waarmee vandaag alle leveranciers van onder meer Spar en Alvo aan de slag gaan, maar die ook zo’n honderd medewerkers van de RPCG een duidelijk overzicht biedt over hoe het proces verloopt en waar mogelijke bottlenecks zich bevinden. Een tool waar eigenlijk alle supermarkten hun efficiëntie mee kunnen verhogen en die hen helpt om zo snel mogelijk hun aanbod aan te passen aan de nieuwe productlijnen van hun leveranciers.”

één centraal systeem schept overzicht en vermijdt nodeloze vertragingen.

Concreet doorloopt zo’n nieuw product nadat een leverancier het in de Product Lifecycle Management tool heeft aangemeld een cyclus binnen Colruyt via de aankopers, kwaliteitsdienst, marketing en uiteindelijk de besteldienst en helpdesk. Pas na goedkeuringen van alle afdelingen komt het uiteindelijk via de winkelrekken tot bij de klanten.

Dit hele proces verloopt voortaan via één systeem waar alle bevoegden bij RPCG een duidelijk overzicht op hebben en niet langer via templateformulieren die via interne mailcircuits en zo meer vertraging dreigden op te lopen. Alle informatie is centraal te raadplegen en ook winkelmanagers kunnen die opvragen en natrekken, eens het product de finale goedkeuring kreeg. 

“De applicatie van Ausy heeft ons een grote stap vooruitgeholpen. Een procedure waar we dagelijks mee te maken krijgen, groeide uit tot een volledig gedigitaliseerd systeem waarbij het risico op problemen en hiccups verkleind werd tot quasi onbestaande. Zo sparen we niet alleen tijd, maar ook overbodig werk uit en uiteraard profiteren onze klanten mee. Zij kunnen sneller genieten van het meest actuele aanbod op de markt”, besluit Isabel Gevers, project manager bij Retail Partner Colruyt Group.    

heb je nood aan advies?

trek aan de mouw van onze experten!

contact