Imaginez-vous la situation suivante : vous travaillez avec notre équipe web development pour construire votre nouveau site web. Ou bien vous faites appel à notre équipe d'engineering pour réaliser une conception mécatronique de votre idée, après quoi notre équipe d’embedded software se charge du contrôle moteur.

La date butoire est fixée, le périmètre du projet est clair et les budgets sont définis. Ça va être du gâteau !

Jusqu'au jour où vous n'êtes pas satisfait du résultat (provisoire).

  • "Je préférerais que ce formulaire web n'apparaisse pas automatiquement sur chaque page... "
  • "Je n’aime pas le menu. Pouvons-nous le modifier ?"
  • "N’avait-on pas convenu que le design devait avoir cette fonctionnalité particulière ?"
  • "Ne pouvons-nous pas choisir une autre méthode de production pour ces pièces en plastique ?"
  • "La communication des données avec le contrôle moteur n'est-elle pas cryptée ?"

Ces questions peuvent-elles être évitées ? Non. De tels projets s'étendent sur plusieurs mois, il est donc normal de douter occasionnellement de certaines conventions. 

Ces questions vous coûtent-elles du temps et de l'argent ? Peut-être. Tout dépend de la façon dont vous avez défini le projet.

  • Avez-vous mentionné verbalement que vous vouliez que le formulaire web n’apparaisse pas sur chaque page, ou avez-vous un accord écrit ?
  • Avez-vous simplement téléphoné aux ingénieurs pour leur dire que la conception nécessitait cette fonctionnalité spécifique ? Ou cette demande est-elle spécifiée dans votre contrat ?
  • Ou bien ces exigences sont-elles définies dans un Statement Of Work ?

Dans ce dernier cas, il n'y a aucun problème - ouf ! Dans les deux premiers cas, les différents objectifs du projet n’ont probablement pas été suffisamment définis et approuvés à l'avance. Et c’est une raison importante de l'échec des projets. :-(

Qu’est-ce qu’un statement of work (SOW) ?

Votre entreprise nous confie un projet parce que vous n'avez pas l'expérience, les connaissances ou la main-d'œuvre nécessaires en interne ? A partir de ce moment-là, nous consignons la description détaillée du projet dans un Statement Of Work (SOW). Cela se fait généralement juste avant le début d'un projet. 

Une déclaration de travail comprend, entre autres, les délivrables et les délais convenus, mais aussi les critères d'acceptation et les prix. Un Statement Of Work, ou SOW en abrégé, est donc un document détaillé qui indique ce que le projet comprend, mais aussi ce qu'il ne comprend pas.
Nous signons tous le SOW et voilà : le cœur du contrat de projet est né. La source de vérité à laquelle toute l'équipe peut se référer pendant la durée du projet.

2 men in a meeting, looking at papers.

Ai-je vraiment besoin d'un statement of work ?

Il est tentant de penser qu’on n’en a pas besoin. L'élaboration d'un Statement Of Work prend beaucoup de temps - et tout le monde en manque déjà ! De plus, n'est-il pas logique qu'un projet change au fil du temps ? En bref, si vous avez une bonne relation avec l'entreprise avec laquelle vous travaillez, tout se déroulera bien !

Mais comme toujours, une préparation minutieuse est la base du succès. Et nous sommes prêts à vous aider à rédiger le SOW. Car nous savons désormais que travailler avec un Statement Of Work porte ses fruits.

Nous travaillons ensemble de manière efficace.

Lorsque les attentes sont claires, le travail progresse. Toutes les personnes impliquées dans le projet sont sur la même longueur d'onde.

Nous renforçons notre relation.

Cette manière de collaborer vous rassure et vous tient informé de l'avancement du projet. En même temps, notre équipe de projet reste concentrée. Les malentendus et les conflits appartiennent au passé. Vous êtes heureux, nous sommes heureux. La vie est belle !

Notre équipe travaille avec des objectifs clairs.

Nos chefs de projet s'appuient sur une structure sur laquelle leurs plans de projet peuvent être construits. De cette façon, ils s'assurent que toute l'équipe sait parfaitement ce qui est attendu et pour quel moment.

Nous sommes toujours flexibles.

Les conventions et les objectifs du projet ne sont pas gravés dans le marbre (cela prendrait beaucoup trop de temps !). Après tout, les changements sont une partie inhérente de chaque projet. C’est grâce à la structure que les ajustements peuvent être faits d’une manière tout aussi efficace.

Les résultats sont garantis.

Ce qui a été convenu est clair, et nous nous en tiendrons à ce qui a été convenu. Pas d'ambiguïté, pas de discussion. En d'autres termes, vous savez ce que vous achetez, à quel prix.

Que faire en cas de doutes sur les conventions ?

Pour conclure, revenons sur les questions et les réactions mentionnées dans l'introduction de cet article. Grâce à un Statement Of Work, il n’existe plus de moments de stress ni de conflits.

  • “Je préférerais que ce formulaire web n'apparaisse pas automatiquement sur chaque page…”
    • AUSY : “Je vérifie le SOW !”
    • AUSY : “Vous avez raison. Nous programmons le backend du site pour que vous puissiez ajouter manuellement le formulaire.”
  •  “Je n’aime pas le menu. Pouvons-nous le modifier ?”
    • AUSY : “Le menu est construit en fonction des conventions figurant dans le SOW. Nous pouvons l'adapter, mais cela entraînera des coûts supplémentaires.”
    • Client : “D’accord, je vous rappelle !”
  • “N’avait-on pas convenu que le design devait avoir cette fonctionnalité particulière ?”
    • AUSY : “Dans l'URS (User Requirement Specifications), nous avions exclu cette fonctionnalité. Nous pouvons l’ajouter si nous apportons les modifications suivantes. Attention : il s'agit de plus de travail que ce qui avait été convenu au départ !”
    • Client : “Ok, c’est clair ! Je l'examine en détail et vous reviens après-demain.”
  • "Ne pouvons-nous pas choisir une autre méthode de production pour ces pièces en plastique ?"
    • AUSY : “Nous l'avons choisi selon le TRS (Technical Requirement Specifications). Nous pouvons encore le modifier, mais il s'agit alors d'un changement du périmètre.”
    • Client : “Je pense tout de même que c'est important et j'aimerais soumettre une demande de changement !”
    • AUSY : “Très bien ! Prenons rendez-vous demain afin d’examiner le coût supplémentaire.”
  • "La communication des données avec le contrôle moteur n'est-elle pas cryptée ?"
    • AUSY : “Je vérifie le SOW !”
    • AUSY : “Vous avez raison, je demande à l'équipe de s'en occuper.”

Vous souhaitez savoir comment nous pouvons transformer votre projet en objectifs réalisables et en conventions claires ?

Contactez Frederik ou Mathias, ou indiquez vos coordonnées dans le formulaire !