comment peut-on utiliser l'IA dans le CLM ?

nous aimerions l'expliquer

Comme nous l'avons mentionné dans un article précédent, beaucoup d’entreprises ont du mal à suivre correctement tous leurs contrats et à les mettre à jour en temps voulu. COVID-19 a également mis en évidence l'importance d'un contract lifecycle management process solide, car de nombreuses entreprises ont dû chercher un moyen de signer et de mettre à jour numériquement leurs contrats du jour au lendemain.

Si vous vous demandez comment votre entreprise devrait commencer à mettre en place un contract lifecycle management process, téléchargez notre checklist !

Réfléchissez aux aspects de votre contract lifecycle management qui pourraient être améliorés aujourd'hui, et aux avantages que votre entreprise en tirerait. Vous pensez probablement à des exemples tels que la signature et la mise à jour numériques de contrats, le renouvellement automatique ou l'archivage de documents importants ... Mais peut-être pensez-vous aussi à la durabilité : gérer vos contrats en ligne signifie moins de déchets de papier.

Quel que soit l'avantage le plus important pour votre entreprise, nous pensons que chaque société peut récolter les fruits d'un contract lifecycle management bien conçu, et nous sommes heureux de vous parler des avantages que le CLM peut vous apporter.

une analyse pour randstad.

Nous avons également réalisé une analyse pour notre société mère Randstad afin de voir quels avantages un contract lifecycle management process solide pourrait leur apporter. Nous avons rapidement constaté que le contract lifecycle management apporte beaucoup d'avantages internes, mais aussi des avantages pour les clients, les fournisseurs, le personnel intérimaire, etc. 

Gardez un œil sur notre page de blog pour en savoir plus sur ce projet !

A man sitting at his desk with his cellphone in his hands.

quels avantages voyons-nous dans la pratique ?

avantages directs.

Les avantages directs sont les avantages pour les parties directement impliquées dans le processus contractuel et qui traversent ensemble le cycle de vie entier.

le client.

Aujourd'hui, la plupart des négociations contractuelles et des étapes ultérieures se déroulent encore exclusivement sur papier et sur des documents partageables (Word, Google Docs, etc.), sans intégration poussée. La mise en place d'un contract lifecycle management process permet non seulement d'assurer une gestion plus fluide des contrats, mais aussi d’assurer :

  • Une mise sur le marché ou un délai d'exécution plus rapide.
  • La simplicité du processus. Aujourd'hui, l'accent est mis principalement sur la signature électronique des contrats, mais il existe certainement d'autres possibilités dans le cycle de vie des contrats. Pensez par exemple au processus de négociation ou de renouvellement.
  • La durabilité : de nombreux clients définissent la durabilité dans leurs objectifs stratégiques et tentent donc d'évoluer vers un mode de travail sans papier. Un contract lifecycle management process solide permet d'éviter le gaspillage de papier.

les services de vente.

Un bon contract lifecycle management est également crucial dans les services de vente. Les principaux avantages du CLM dans ces départements sont :

  • L’accélération du processus de vente. Plus le processus est rapide, moins il y a de risques que le client change encore d'avis. C'est ce qu'on appelle la valorisation du dynamisme des ventes. 
  • La réduction du travail administratif. 
  • Une efficacité accrue : tel est l'objectif ultime des services commerciaux. L'augmentation de l'efficacité se traduit par la rapidité, la qualité, la fidélisation opérationnelle des clients, etc.

les parties directement impliquées dans le cycle de vie du contrat.

Par exemple : le département légal, finance, cost control … Ces parties sont souvent considérées comme un fardeau dans les négociations contractuelles, mais elles sont en fait très nécessaires. Un contract lifecycle management process solide est la garantie de :

  • Processus et méthodes de travail standardisés, réduisant la charge de travail. Chaque contrat n'a pas besoin d'être unique, la standardisation est un véritable lifesaver.
  • Éviter les travaux répétitifs.
  • Conservation correcte (lire : légale) des informations relatives aux contrats. Dans beaucoup d'entreprises, les contrats se perdent, expirent sans être remarqués, etc. Cela met l'entreprise en position de faiblesse.
  • Respect des règles internes. Il peut s'agir de qualité, de conditions de travail, de certification ... Souvent, les entreprises concluent des contrats qui ne respectent pas les règles internes de fonctionnement et de sécurité. Lorsque les choses tournent mal, l'impact est souvent incalculable. 
  • Paramètres financiers à inclure dans les contrats. Pensez à l'indication correcte du prix par rapport à l'unité, aux conditions de paiement, etc. Si vous travaillez avec des contrats standard, l'efficacité augmente. 

les avantages indirects.

Outre les avantages directs mentionnés ci-dessus, un CLM fort apporte également un certain nombre d'avantages indirects. Les avantages suivants ont été identifiés à l'aide de notre expérience pratique :

gestion de l’entreprise.

  • Le CLM assure un contrôle approfondi du processus de vente et de passation de marchés sans interférer avec les opérations quotidiennes. Plus il y a de normalisation, plus il y a de contrôle. 
  • Contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de durabilité au sein de l'entreprise, mais aussi dans l'écosystème plus large avec les clients, les fournisseurs et les tiers. 
  • Grâce au CLM, vous obtenez un aperçu des métadonnées du contrat. Cela facilite le suivi et l'amélioration de vos processus. Pensez, par exemple, à la facturation, où les accords contractuels ne correspondent souvent pas aux données réelles. Cela peut concerner les conditions de paiement (dont l'impact est généralement limité), mais aussi les prix incorrects et les remises effectivement utilisées.

le service clientèle.

  • Dans le domaine du service clientèle, nous constatons principalement une optimisation de la relation avec le client et du customer journey : grâce à un CLM solide, vous devez consacrer moins de temps à l'administration, ce qui vous permet de vous concentrer davantage sur ce qui compte vraiment pour le client. 
  • Un CLM fort crée une culture de confiance et de co-création pour améliorer les objectifs communs de l'entreprise. 
  • Fidélisation de la clientèle : le client apprécie la simplicité et l'efficacité qu'il ne peut peut-être pas obtenir de la concurrence. 
  • Une normalisation poussée permet d'établir des rapports et du dashboarding sans ambiguïté.

les aspects légaux.

  • Grâce au CLM, les entreprises disposent d'archives numériques entièrement légales et traçables qui répondent aux dernières exigences juridiques et économiques. C'est un avantage énorme, notamment en cas de litige. 
  • En standardisant certains documents annexes (NDA, conditions de vente, etc.), vous pouvez éviter l'impact des négociations contractuelles sur le département juridique et gagner beaucoup de temps. 

le risque et la conformité.

  • Les contrats sont intrinsèquement risqués et nécessitent un suivi. En mettant en place un contract lifecycle process intégré, les aspects de risque et de conformité (réglementations, permis, contrôles) deviennent partie intégrante des normes, mais il est également possible d'organiser un suivi proactif à partir des métadonnées utilisées. Sans une solution solide, on passe beaucoup de temps à trier les données sans s'occuper des facteurs qui ont un impact réel.

voir des résultats dans votre entreprise ?

Vous vous demandez également quels avantages un contract lifecycle management solide peut apporter à votre entreprise ? Alors n'hésitez pas à  contacter jan.verbieren@ausy.be, il sera heureux d’en discuter avec vous !