Saviez-vous que de nombreuses entreprises font appel à un partenaire externe pour mettre en place et gérer leur digital workplace ? Elles sont convaincues des avantages de cette approche et savent à quoi il faut faire attention lors de la mise en œuvre, mais elles choisissent pourtant de se décharger — totalement ou partiellement — de cette tâche. En effet, un tel processus implique énormément de choses et toutes les entreprises ne disposent pas de l'expertise nécessaire. 

Vous aimeriez savoir comment nous abordons un tel trajet ?

étape 1 : que voulez-vous obtenir ?

Lorsque vous franchissez le pas vers un nouveau digital workplace ou une mise à jour de celui-ci, il est important de garder à l'esprit ce que vous souhaitez exactement obtenir. Pensez-vous à des objectifs tels qu'augmenter l'efficacité et faire davantage de profit ? Souvent, vous pouvez aussi adopter une approche plus précise : à quels problèmes ou défis concrets au sein de votre entreprise voulez-vous vous attaquer ?

En considérant les choses de cette manière, vous serez assuré que votre solution apportera une valeur ajoutée à long terme. 

la touche ausy.

Nous réfléchissons avec vous dès le départ, comme un véritable partenaire se doit de le faire. Nos experts en stratégie s'immergent dans les besoins et la stratégie de votre entreprise. Ils établissent un business case à votre intention et, après votre feed-back, ils se mettent au travail.

étape 2 : où en êtes-vous aujourd'hui ?

Pour mettre en œuvre votre digital workplace de la bonne manière, il est important de dresser un état des lieux de votre situation actuelle : avec quels outils et processus vos collaborateurs travaillent-ils aujourd'hui — et comment cela fonctionne-t-il ?

Il arrive parfois que vous découvriez à ce stade que certaines équipes ou certains collaborateurs ont eux-mêmes mis en place des outils ou des systèmes. C'est généralement parce qu'ils estiment que les systèmes actuels sont insuffisants. De nombreuses informations utiles peuvent être tirées de ces constatations. 

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Lors de cet exercice, il n'y a pas deux entreprises qui obtiennent les mêmes résultats, il n'y a donc jamais une solution prête à l'emploi qui convient à tout le monde. C'est pourquoi nous privilégions le travail sur mesure.

Tout d'abord, nos stratèges vous fournissent un aperçu détaillé de vos outils. Existe-t-il des systèmes similaires qui sont utilisés indépendamment par différents départements ? Est-ce que tout est suffisamment sûr ? 

Nos experts s'entretiennent avec vos collaborateurs et sondent ce qui fonctionne pour eux et ce qui ne fonctionne pas. Nous vous donnons un aperçu du degré de maturité de votre digital workplace actuel, et identifions un certain nombre de points à améliorer. À l'issue de cette étape, nous disposons progressivement de toutes les pièces du puzzle nécessaires pour poursuivre l'élaboration de votre stratégie de digital workplace.

A woman on the foreground working on her smartphone, 2 people in the background working on laptops.
A woman on the foreground working on her smartphone, 2 people in the background working on laptops.

étape 3 : impliquez toutes les parties prenantes.

Ce sont vos travailleurs qui vont devoir trouver leurs repères dans votre digital workplace et travailler efficacement. Il est donc logique que nous les impliquions, non ? 

Outre la direction, nous impliquons généralement des collaborateurs experts en numérique issus du terrain ainsi que, par exemple, des experts en ressources humaines et en informatique. En incluant ces collaborateurs internes dans le processus, nous sommes sûrs de la pertinence de la solution finale, mais ce n'est pas tout. Ce sont aussi des visages familiers vers lesquels les autres collaborateurs peuvent facilement se tourner en cas de questions ou d'incertitudes.

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Nous pensons que la mise en place d'un digital workplace digne de ce nom est une responsabilité commune. Nous encourageons les parties prenantes à s'unir et à se considérer comme un seul groupe. L'intention n'est donc pas qu'un seul département soit responsable et que le reste suive. Faire fonctionner et collaborer l'entreprise efficacement est une responsabilité partagée, c'est pourquoi nous connectons toutes les parties. 

étape 4 : un choix d’outils personnalisés.

L'utilisation des outils et des technologies appropriés garantit que les objectifs que vous avez définis lors de la première étape seront effectivement atteints. Quel doit être le point commun de tous ces outils ? La convivialité !

Un aspect important à ne pas négliger est l'interopérabilité de tous vos outils et technologies. Si tous vos systèmes peuvent fonctionner ensemble, vous obtiendrez également une collaboration fluide au sein de l'entreprise.

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Nous ne voulons pas réinventer l'eau chaude. Pouvons-nous nous baser sur votre installation actuelle ? Si c'est le cas, nous le faisons. Nous allons d'abord nous attaquer aux fruits les plus faciles à cueillir. Si, par exemple, votre équipe communique à distance dans d'innombrables groupes WhatsApp, la mise en place d'un simple outil de communication est évidemment préférable à la création d'un véritable intranet.

étape 5 : consacrez de l'attention à la gestion du changement.

Même si vos outils sont conviviaux, si vous n'impliquez pas, ne formez pas ou n'informez pas vos employés à temps, ils auront du mal à se familiariser avec toutes les nouvelles fonctionnalités. La formation et la communication sont des mots clés lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre une nouvelle méthode de travail. 
 
Une bonne stratégie de gestion du changement implique de commencer à communiquer dès le début du processus. Impliquez aussi les adeptes de la première heure et les personnes qui sont à l'aise avec le numérique : ils pourront aider leurs collègues à adopter les changements, avant, pendant et après la mise en œuvre de votre digital workplace.

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Vous voulez récolter les fruits de votre digital workplace à court et à long terme. Étant donné que nous avons déjà identifié les points délicats et les frustrations lors des étapes précédentes (et que nous les avons également abordés lors de l'élaboration de votre paysage), nous savons quelle stratégie de mise en œuvre et de suivi permettra à vos collaborateurs de s'approprier efficacement les nouveaux systèmes. Nos équipes fournissent la formation et le soutien nécessaires à vos collaborateurs. 

étape 6 : la sécurité avant tout.

Vous comprendrez aisément que le stockage et le partage virtuels d'informations comportent aussi certains risques. Le fait que vos collaborateurs utilisent différents types d'appareils pour effectuer leur travail constitue également un risque. Chaque individu est en effet une cible potentielle.

La sécurisation de tous vos systèmes, et de toutes les données qui y sont stockées, est donc une priorité absolue. Votre entreprise se conforme-t-elle à toutes les réglementations et normes du secteur ? Toutes vos procédures sont-elles à jour ? Avez-vous une stratégie de reprise après sinistre ? Tous les droits d'accès sont-ils en ordre ? Il faut effectivement penser à beaucoup de choses !

la touche ausy.

Nous sommes déjà à l'étape 6, mais la sécurité de votre digital workplace est une priorité pour nos spécialistes de la sécurité depuis le tout début. En adoptant le principe « security by design », la sécurité n'est pas une couche de finition que l'on ne rajoute qu'à la fin.

Un autre aspect important auquel nous aimons accorder de l'attention est la sensibilisation de vos collaborateurs aux dangers en ligne. Cela peut aller du choix d'un mot de passe sûr à la reconnaissance des messages d'hameçonnage (phishing). Nous leur indiquons aussi clairement comment et où ils peuvent signaler des messages suspects.

A man sitting on the couch working on his laptop.
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étape 7 : gestion des utilisateurs finaux.

Vos salariés travaillent avec de nombreux outils différents, à partir de nombreux appareils différents. La gestion des utilisateurs finaux garantit une assistance réactive, ce qui permet de maintenir l'efficacité et de faire profiter chaque utilisateur d'une expérience optimale.

La gestion des utilisateurs finaux a également un aspect proactif important : pensez à la gestion des appareils et des applications, à la planification et à l'exécution des mises à jour, à l'atténuation des risques pour la sécurité.

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Cette étape n'est pas non plus un processus universel : nous gardons vos besoins concrets à l'esprit lorsque nous élaborons la solution idéale pour vous.

  • Avez-vous, par exemple, besoin d'un service d'assistance interne impliquant que notre équipe d'experts travaille sur votre site ? 
  • Ou bien utilisez-vous notre service d'assistance central pour gérer votre digital workplace, à la fois à distance et sur site ? 
  • Votre environnement est-il si critique que du personnel bien formé doit être disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec ou sans notre équipe de réserve en cas d'urgence ? 

Quelle que soit l'approche qui vous convient, la customer experience est au cœur de notre démarche. Les compétences techniques de nos experts sont importantes, mais leurs compétences humaines également. Grâce à une formation approfondie, nous nous concentrons sur des thèmes tels que l'émotion, l'empathie et le sens du service.

étape 8 : suivi et amélioration.

Le monde numérique est en mutation constante. Et votre entreprise évolue aussi. Il est donc logique que votre digital workplace doive également être adapté avec le temps. Pour maintenir l'engagement des collaborateurs, il est nécessaire de réagir rapidement au changement. 

la touche ausy.

Le digital workplace est un produit vivant. Comme nos équipes de service, qu'elles soient à distance ou sur site, sont à l'écoute et en contact étroit avec les utilisateurs, elles sont les premières à repérer les possibilités d'amélioration. Nous utilisons cette rapidité, associée à une action ciblée, pour vous donner un avantage concurrentiel significatif à long terme.

le premier pas vers une meilleure customer experience ?

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