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Sur un marché qui regorge de solutions informatiques prêtes à l'emploi, il est souvent difficile de décider quelle solution acheter. De plus, l'achat et la mise en œuvre d'une telle solution n'est souvent pas bon marché. Choisir la mauvaise solution informatique peut donc avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise. 

À quoi devez-vous faire attention lorsque vous faites votre choix ? Nous vous recommandons de définir d'abord le quoi et le pourquoi, et ensuite le comment. Cela vous semble-t-il être une tâche difficile ? Pas d'inquiétude, nous sommes heureux de vous aider !

sélection des solutions informatiques : souvent, le résultat n'est pas celui escompté.

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises sont confrontées à une pléthore de solutions informatiques installées qui manquent leurs cibles et ne donnent pas les résultats escomptés. Souvent, les entreprises ont un certain problème et veulent immédiatement acheter ou développer une solution. Ils le font sans une analyse approfondie de leurs besoins.

Ce qui est particulièrement remarquable ici, c'est qu'ils regardent rapidement ce que la concurrence a à offrir, ou les solutions qu'ils rencontrent lors d'événements commerciaux ou via une recherche sur le web. En outre, les solutions déjà disponibles dans l'entreprise sont souvent considérées comme inférieures. De nombreuses parties prenantes sont convaincues que seule la nouveauté est suffisante. Ce qui est encore plus frappant, c'est que les entreprises font rarement appel à la connaissance qui existe déjà : les architectes, les application managers et même les business experts ne sont pas impliqués. Il n'existe généralement pas de véritable structure de solution.

quel est l'impact d'une mauvaise solution ?

De nombreuses entreprises sont aujourd'hui confrontées aux problèmes suivants :

  • Leurs coûts de licence montent en flèche en raison d'une pléthore d'applications non conformes aux normes qui sont encore utilisées.
     
  • Leurs applications sont complètement dépassées, et il y en a tellement qu'elles ne voient plus la forêt pour les arbres. 
     
  • Leur architecture d'entreprise et l'architecture applicative sous-jacente n'englobent plus la réalité et sont chaotiques, voire obsolètes.
     
  • L'espace budgétaire et la liberté du passé, notamment en raison de l'impact de COVID-19, se sont réduits, et elles ont à nouveau besoin d'une gestion budgétaire solide basée sur leur vision stratégique et sa mise en œuvre.
     
  • Le business et le département informatique ne communiquent pas. Aujourd'hui, dans de nombreuses organisations, les applications sont créées et gérées à la fois par le département informatique et par le business (sans intervention du département informatique). Si vous ne pouvez pas vous appuyer sur un citizen development governance model solide, la gestion des applications aboutit rapidement au chaos.

Que devez-vous faire en tant qu'entreprise pour éviter ces scénarios ?

  • Développer une architecture d'application solide, de préférence au sein de l'architecture d'entreprise plus large, qui fait également le lien avec l'architecture des processus et des données.
     
  • Rationaliser le portefeuille d'applications : s'assurer que la répartition des coûts par rapport aux avantages de l'utilisation conduit au meilleur résultat et sensibiliser les utilisateurs.
     
  • Établir une solide gouvernance des applications : la centralisation devrait être la base, mais des solutions décentralisées peuvent certainement être maintenues avec un contrôle central.
     
  • Créer un processus de solutions informatiques, afin de pouvoir contrôler l'afflux de solutions et d'applications et de vous baser sur une analyse bien pensée du quoi et du pourquoi avant de passer au comment.  

Nous proposons un soutien pour chacune de ces actions, mais dans cet article, nous nous concentrons sur la dernière : la création d'un processus de solutions informatiques solide.

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comment créer un processus de solutions informatiques solide ?

Nous avons divisé le processus de solutions informatiques en un certain nombre d'étapes qui se soutiennent mutuellement et conduisent à la bonne solution et, surtout, à l'obtention des avantages souhaités.
 
Notre plan se compose des parties suivantes :

  • le quoi (définition du besoin, le scope)
  • le pourquoi (étude de faisabilité)
  • le comment (concept)

le quoi.

La première étape du processus de solutions informatiques consiste à définir le problème et sa cause. Quel est le besoin actuel de votre entreprise ? C'est la phase "quoi". Il est essentiel que toutes les parties prenantes y réfléchissent et soient d'accord. 

Souvent, après la mise en œuvre de la solution, il s'avère que cette question du "quoi" n'a pas été correctement comprise. Puis nous entendons les commentaires suivants : "ce n'est pas ce que nous avons demandé" ou "cela ne répond pas à nos attentes". Cela entraîne des frustrations, mais aussi des coûts supplémentaires lorsque des ajustements, voire un réaménagement, doivent être effectués.

le pourquoi.

Ensuite, nous utilisons la définition du besoin de votre entreprise pour découvrir pourquoi la solution est si importante pour l'entreprise et surtout pour ses clients. Où se trouve la valeur ajoutée ?

Dans un premier temps, nous impliquons à nouveau toutes les parties prenantes. Dès que le "pourquoi" et surtout la valeur ajoutée sont clairs, nous faisons un check-in. Pour cela, nous utilisons une étude de faisabilité dans laquelle, en plus de régler les détails avec les responsables sur la base d'une vérification du "quoi" et du "pourquoi", nous essayons de voir si le "quoi" est effectivement soluble et si nous pouvons obtenir les avantages attendus du "pourquoi". Ce faisant, nous essayons de quantifier les avantages sur la base du budget, mais aussi de paramètres non techniques tels que l'éventuel impact positif sur le fonctionnement de l'organisation.

le comment.

Ce n'est que dans la troisième étape que nous déterminons comment remplir la question du quoi et réaliser la question du pourquoi. Nous commençons ici par une phase de conception, au cours de laquelle nous élaborons principalement la question du quoi en termes de processus et d'organisation. En même temps, nous interrogeons le marché sur les solutions qui sont déjà disponibles. On peut appeler cela un exercice limité d'architecture de processus, d'organisation et d'application qui, s'il est disponible, peut facilement être réalisé dans le cadre de l'architecture d'entreprise. 

Cet exercice permet, entre autres, de déterminer l'ampleur du changement, mais aussi de savoir si l'entreprise ne dispose pas déjà d'une solution interne appropriée. Nous voulons surtout éviter que les entreprises disposent de plusieurs solutions similaires pour le même processus, chacune entraînant également ses propres coûts (licences, maintenance ...). 

Cette phase de conception débouchera donc sur une description du processus et des données, une analyse de l'impact sur l'organisation et une proposition de solution.

la phase de conception.

L'étape suivante dans la recherche d'une solution appropriée est l'exécution d'une phase de conception dans laquelle nous affinons les résultats des concepts pour arriver à une solution réalisable (processus, données, technologie, application et organisation). 

La phase de conception est la vérification théorique finale au cours de laquelle tous les éléments (processus, organisation, données, application et technologie) sont réunis. Cela peut également servir de base à une analyse de rentabilité. Le résultat est une interprétation toute prête de la question "quoi", avec une forte garantie que la valeur ajoutée de la question "pourquoi" sera réalisée. 

Maintenant que nous avons la solution théorique, nous pouvons passer à la mise en œuvre. Nous recommandons souvent un démarrage limité : éventuellement avec un "proof of concept" (POC) dans lequel nous prêtons attention non seulement à la réalisation effective du concept, mais aussi aux partenaires éventuels (proof of partnership). Nous nous assurons que l'approche prévue est suffisante pour un déploiement ultérieur (proof of approach) et que l'architecture proposée s'inscrit dans le cadre plus large de l'entreprise et, surtout, qu'elle fonctionne (proof of architecture/tooling). 

Vous pouvez également opter pour une mise en œuvre pilote, où nous effectuons une première mise en œuvre de la solution pour un certain nombre d'utilisateurs ou de sites et analysons les résultats en détail. Le déploiement dans l'entreprise suit après.

En utilisant les différentes phases pour le développement de la solution, l'entreprise garde à tout moment le contrôle de la mise en œuvre. Nous utilisons un stage gate approach, dans lequel nous planifions clairement chaque étape pour le résultat et la livraison, et à la fin de l'étape nous gardons le contrôle et pouvons même décider d'arrêter de résoudre le "quoi" et le "pourquoi", si les coûts ne dépassent pas les bénéfices. 

et si je ne passe pas par toutes les étapes du processus ?

Si vous ne définissez pas clairement les questions "quoi" et "pourquoi", le risque d'échec est plus élevé et beaucoup d'efforts sont gaspillés. Quelques exemples qu’on a vus dans la pratique :

  • Mon concurrent numérise en utilisant la méthode X, je devrais faire de même.
    • Résultat : la numérisation n'apporte que peu de valeur ajoutée et ne crée aucun avantage clair sur la concurrence. 
       
  • J’ai participé à un événement, et j’ai vu une solution de reporting qui est nouvelle et qui a l'air chic. J’ai immédiatement acheté cette solution.
    • Résultat : pendant ou après la mise en œuvre, la solution ne semble pas offrir beaucoup d'avantages, et je constate également que ma méthode de travail actuelle répond en fait à tous mes besoins.
  • J'ai fait mon analyse et j'ai défini un problème. Je décide qu'une analyse du pourquoi ou une étude de faisabilité n'est pas nécessaire et j'achète immédiatement une solution sur le marché. 
    • Résultat : la solution est mise en œuvre, mais ne résout pas la question du quoi, ou a tellement d'effets secondaires que la valeur ajoutée, qui devrait normalement apparaître clairement dans la question du pourquoi, est complètement absente. 

Cet aperçu non exhaustif d'exemples où les choses ont mal tourné montre clairement qu'avec une bonne préparation et une approche clairement planifiée, les chances de succès sont beaucoup plus grandes. En utilisant également le stage gate approach, nous mettons en place un suivi intermédiaire qui permet de s'assurer que le résultat final escompté est atteint.

mise en œuvre concrète.

AUSY a déjà traduit l'approche ci-dessus en un cadre concret pour un certain nombre d'entreprises. Vous souhaitez en savoir plus ou vous avez une question spécifique ? N'hésitez pas à contacter jan.verbieren@ausy.be