à quoi ressemble un SOW ?

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Lorsque les entreprises sont confrontées à un projet important et ambitieux, mais qu'elles ne disposent pas de l'expérience, des connaissances ou de la main-d'œuvre nécessaires pour le mener à bien en interne, elles choisissent rapidement d'externaliser ce projet. Ils sont complètement soulagés de la charge et peuvent se reposer tranquillement, et vous et votre équipe pouvez réaliser un nouveau projet intéressant : win-win !

Lors de l'externalisation d'un projet, tous les accords doivent être clairs pour les deux parties. Vous avez besoin d'un document auquel vous pouvez vous référer si quelque chose n'est pas clair, si quelque chose ne va pas ou si le client n'est pas satisfait des résultats (intermédiaires).

Notre conseil ? Rédigez un Statement Of Work (SOW) ! Un SOW est un document détaillé qui définit, entre autres, les délais, les prix et les résultats convenus du projet. En d'autres termes, un énoncé des travaux qui décrit ce que le projet comprend et ce qu’il ne comprend pas.

comment commencer la rédaction d’un SOW ?

Ça a l'air pratique, un tel SOW ! Nous en voulons un aussi. Mais comment commencer, et que doit-il absolument inclure ?

Vous commencez à rédiger votre SOW dès que vous entrez en contact avec le client. Il est donc important de poser les bonnes questions, afin d'avoir dès le départ une idée claire des objectifs de votre client. Posez des questions telles que :

  • que vous apportera le projet ?
  • quels résultats attendez-vous ?
  • quel est votre budget ?
  • quels délais avez-vous en tête ?
  • ...
A man and a woman talking.
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créez votre SOW en 10 étapes.

Quels sont les sujets que vous devez inclure dans votre SOW et comment commencer à rédiger un tel document ? Suivez nos étapes et vous aurez un Statement Of Work détaillé en un rien de temps !

N'oubliez pas que chaque SOW est différent. L'ordre des sujets peut changer et, pour votre SOW spécifique, vous devrez peut-être supprimer certaines parties ou ajouter des sections supplémentaires.

1. l’introduction.

La toute première partie de votre Statement Of Work est une introduction. Décrivez le projet, nommez les stakeholder principales et définissez le travail à effectuer. 

Précisez également ici que le SOW est un contrat formel auquel les deux parties s'engagent lors de la signature du document.

2. la vision.

Quel est le but du projet ? Quelle est la vision du client, et votre équipe est-elle d'accord avec cette vision ? Définissez la vision du client pour fixer vos objectifs, mais aussi pour gérer certaines attentes. Tout est-il réalisable dans le délai proposé par le client ? L'objectif final est-il réaliste ? Le projet résoudra-t-il le problème du client ou s'agit-il d'une solution temporaire ?

3. les exigences.

Quelles sont les exigences fondamentales du projet ? Quelles solutions doit-elle produire, et comment ? Les exigences doivent être claires et réalisables pour les deux parties.

Conseil : énoncez clairement toutes les exigences dans le SOW. Vous pouvez ensuite utiliser cette liste pour déterminer le processus, pour répartir les tâches, etc.

4. la portée.

Dans cette étape, vous utilisez la vision et les exigences précédemment définies pour déterminer la portée du projet. 

Qu'est-ce qui entre dans la portée et qu'est-ce qui n'y entre pas ? Cette étape sera également utilisée plus tard pour définir les étapes et les résultats intermédiaires du projet, il est donc important d'y consacrer suffisamment de temps !

5. la date limite.

Ne vous trompez pas, cette étape est plus difficile que vous ne le pensez ! Vous devez fixer une date limite réalisable, ce qui peut s'avérer délicat. Il y a de fortes chances que le client veuille que tout soit fait le plus rapidement possible - hier plutôt qu'aujourd'hui. Mais vous devez protéger votre équipe contre des objectifs irréalisables, et vous devez également gérer les attentes du client. 

Estimer le temps que prendra une tâche particulière et la capacité dont vous disposerez à tel ou tel moment demande un peu d’exercice. Mais plus vous le ferez, plus vous vous améliorerez !

6. l'allocation des ressources disponibles.

Et nous ne parlons pas seulement du budget que vous obtenez du client ou d'autres ressources physiques. Les connaissances des membres de votre équipe, le remplissage des rôles et la capacité disponible à tout moment sont également importants. 

Il est important de déterminer les ressources dont vous disposez pour un projet particulier, et de les allouer de manière appropriée. Si vous attribuez les bons rôles aux bonnes personnes et que vous estimez le temps que prendra chaque tâche, vous mènerez le projet à bonne fin. Et il y a de fortes chances que le client vous engage à nouveau la prochaine fois !

7. la planification.

Dans cette étape, vous commencez à établir le calendrier de votre projet. Tenir compte des délais intermédiaires et des livrables. Il est bon de discuter de ce calendrier avec le client et de le tenir régulièrement informé des progrès réalisés.

8. les conditions de paiement.

Quel est le taux exact ? Quand et comment le paiement sera-t-il effectué ? Dans cette étape, ajoutez également le numéro de compte correct, le numéro de TVA de votre entreprise et d'autres éléments spécifiques importants pour le paiement.

9. exigences particulières.

Le client a-t-il des exigences spécifiques qui n'ont pas été ajoutées à la vision, aux exigences ou à la portée ? Si oui, définissez-les ici. Pensez par exemple aux mesures de sécurité, aux personnes qui ont accès à certaines bases de données, etc.

10. la signature.

Avez-vous passé en revue les 9 points précédents de manière approfondie et les informations nécessaires sont toutes là ? Il est alors temps de signer le SOW ! 

Et voilà : vous avez maintenant un document qui sert en même temps de plan d'action et de contrat !

pourquoi avez-vous besoin d'un SOW ?

Un Statement Of Work bien défini est la première étape de l'exécution et de la livraison d'un projet dans les délais, dans le respect de la portée et du budget. 

En outre, le SOW sert de référence pendant le projet. Ce document définit l'objectif central du projet et le travail à accomplir à la fin du projet. Tout cela est convenu en signant le SOW. Un bon Statement Of Work sert donc à protéger vous-mêmes et votre client.

Vous avez encore des questions après avoir lu cet article ? Alors n'hésitez pas à nous contacter. Pour les projets d'engineering, veuillez envoyer toutes vos questions à : frederik.verstraete@ausy.be. Si vous avez des questions sur un projet informatique, veuillez contacter mathias.henderick@ausy.be !